一、归档范围

        1、重要来文

        2、本级文件（报告，通知，总结，计划，会议记录等）

        3、资产清单

        4、项目资料：竣工资料（含：立项材料、中标通知书、投标文件、合同、验收报告、说明文档、部署清单），软件光盘，软件授权

        5、技术配置（主要硬件的配置文档， IP资源清单，虚拟主机清单，VPS清单，服务器清单）

        6、教学资料（教研室手册，授课手册，考核表，教研科研上报存根）

二、归档流程

        1、现教中心各人负责所分工业务的档案归档。

        2、在工作进行过程中，即时提交归档，最迟不超过该项业务结束后3个工作日内。

        3、归档包括纸质件、电子文档。

        4、归档时责任人应填写纸质《档案目录》，档案员负责编目入柜，并录入电子版《档案目录》在部门群共享。

        5、现教中心对归档范围、归档流程将根据工作情况修改，每学期至少进行一次归档情况检查。

三、入柜规则

        1、档案柜编号采用归档范围名称字母大写缩写，分别为：LW,WJ,ZC,XM,PZ,JX，可加序号区别。

        2、档案盒编号采用2位年份、2位序号，其中年份一般应为档案产生年份。

        3、档案编号采用2位序号。

        4、柜编号、盒编号、档案编号间用短横线分隔，完整编号示例：XM2-1701-02

四、使用规则

        1、现教中心人员可借阅、复印本职工作范围内的档案，但一般不得带离档案室。

        2、归集到院档案室的档案，需留下重要部分的复印件，并标明去向。

        3、各档案应长期保存，确需不再保存的由现教中心另行决定。

注：重要来文 LW

本级文件 WJ

资产清单 ZC

项目资料 XM

技术配置 PZ

教学资料 JX

现教中心

2017/10/24

2018/12/7修改